40代からでも十分覚えられる!Word&Excelの学習方法

Excel基礎編が終わったら関数の応用を覚えよう

関数の応用は事務系には必ず使われるものがあります。

関数の応用は実践で使われることが多く、特に請求書や見積書などの作成の際に必要な知識です。最初は難しいですが、何度も何度も学習しながら復習を重ねることによって自分の知識になっていくこと間違いなしです。

私個人の場合は手入力で関数を使ったり、時には数式バーの手前にあるfxのマークを使ってダイアログボックスから関数を使うこともあります。では関数の応用編に代表的なIF関数とVLOOK UP関数についてご紹介します。

まずIF関数からです。例題でテスト成績表などを作成したとします。合計の隣に評価欄があったとします。ここにIF関数を導入します。仮に合計を450とします。合計が400以上であれば合格、そうでない場合は不合格と設定します。数式バーの前のfxでダイアログボックスを使うこともありすが、私はIFに関しましては手入力で行ってますので、その方法でご紹介します。

評価のセルの下にまずイコールから入力します。例:列番号Eに合計欄があるとします。評価欄は列番号Gとします。入力の仕方は「=IF(E5>=400,””合格””,””不合格””)」とします。そしてENTERキーを押します。これで合計が400以上あれば評価欄に「合格」、未満は「不合格」と出ます。一番上に「合格」と出た場合、そのまま下へドラッグすると「合格」「不合格」とデーターが出ますのでこれは楽なやり方です。

本来画面があれば説明もやりやすいのですが、今回は文章のみですので分かりにくい面は申し訳ありません。詳しくはFOM出版のExcel2010「応用」のテキストをご覧ください。色んな関数の解説と使いこなしの説明等が沢山記載されています。

IF関数はよく使われる関数の1つです。色んな使いこなしがありますので、重要な関数だと覚えておいてください。

IF関数に関しては何度も復習を重ねてくださいね。

関数の第2関門VLOOK UPについてです。

VLOOK UP関数は請求書等に作成された場合よく使用される関数です。覚えるまで難しいですが、大まかな説明をしておきます。fxを使って「関数の導入」のダイアログボックスを出します。関数名からVLOOK UPを探します。OKをクリック。関数の引数にVLOOK UPが出ましたら、検索値にカーソルがあるのを見て例:C3をクリック。選択範囲をします。セル範囲(例:H5:I10)選択→$H$5:$I$10と表示→列番号2と入力→検索方法FALSE→OKクリック。

初心者の皆さんにはまだ分かりにくいかと存じますが、これがVLOOK UP関数のおおまかな使い方です。詳細はテキストをお読みください。VLOOK UPは難易度の高い関数で、私自身も理解できるのにかなり時間がかかりました。IFと同様、応用としてはとても重要な関数です。実践でよく使われます。

Excelの学習に関しまして関数は覚えることが満載ではありますが、マスターできるようになると本当に便利なものですよ。理解できるようになるまで何度も復習を重ねましょう。

FOM出版より「よくわかる・仕事に使えるExcel関数ブック」という書籍が書店で販売されています。色々な関数が掲載されている関数専用ブックです。これは私個人のお勧め書籍です。是非一度書店にてお買い求めください。

WordよりExcelの方がリボンの使いこなしが多いのは確かなことです。